حتما برای شما هم پیش آمده که موضوعی در داخل سازمان به اشتباه به سایر واحدها منتقل شده یا سوتفاهم های زیادی که بین همکاران رخ داده است باعث شده تا بهره وری در داخل سازمان کاهش یابد. در این مقاله سعی داریم شیوه های مناسب ارتباط سازمانی را بررسی کنیم.
ارتباط سازمانی چیست؟
افرادی که در یک سازمان کار می‌کنند – چه مدیران و چه کارکنان – باید از نحوۀ رفتار درست برای ایجاد یک فضای کاری خوب در سازمان آگاه باشند. ارتباطات در یک سازمان، چگونگی رفتار افراد در سازمان را نیز شکل می‌دهند. سپس رفتار افراد در سازمان است که بر نحوۀ ایجاد انگیزه آن‌ها در دستیابی به اهداف سازمانی تأثیر می‌گذارد.
ارتباط سازمانی نقش اساسی در نحوۀ تعامل افراد با یکدیگر ایفا می‌کند. از جنبه منفی، مدیریت ارتباطات ناکارآمد می‌تواند منجر به سوء تفاهم، عدم هماهنگی و بی‌کفایتی در سازمان شود. بنابراین، داشتن ارتباط مؤثر در سازمان برای اجرای بهینه برنامه‌ها و کمک به موفقیت کلی کسب و کار، ضروری است.
برای مطالعه انواع ارتباطات سازمانی مقاله 7 مهارت ارتباط سازمانی موثر را در مجله بوکاپو مطالعه کنید.
ارتباط مؤثر در یک سازمان بسیار حیاتی است و این مهم باید تحت عنوان «مدیریت ارتباط سازمانی» اجرا شود. مدیریت ارتباط سازمانی به فرآیندی گفته می‌شود که در آن مدیران به انتقال و تبادل اطلاعات، مفاهیم، افکار و ارزش‌های موجود در سازمان می‌پردازند تا به یک هدف که همان فرهنگ سازمانی اثربخش است، برسند. یک مدیر توانمند باید از هوش هیجانی نسبتا خوبی نیز برخوردار باشد تا بتواند رفتار افراد را بهتر درک کرده و تیم و سازمانش را بهتر هدایت کند. هوش هیجانی، یک ابزار قدرتمند برای توسعه و پیشرفت سازمان است. اگر علاقه‌مندید تعریف هوش هیجانی و تاثیرات آن در مدیریت اثربخش در سازمان را بدانید، مطالعه مقاله هوش هیجانی چیست را به شما پیشنهاد می‌کنیم.
چالش‌های ارتباط سازمانی
اگرچه ارتباطات سازمانی بخشی جدایی ناپذیری از هر سازمانی است اما هنوز چالش‌های زیادی وجود دارند که یک سازمان هنگام تهیه یک برنامه ارتباطی مناسب با آن روبرو می‌شود. ارتباطات سازمانی هرگز نمی‌توانند مؤثر و کارآمد باشند، در صورتی که به چالش‌های مربوط به آن توجهی نشود.
به عنوان مثال در مدیریت یک پروژه اگر نیازهای اصلی پروژه و اهداف آن به درستی برای افراد دخیل در پروژه تشریح کند و ساختار مناسبی برای جریان یافتن اطلاعات ایجاد نکند هیچگاه به اهداف اولیه خود نخواهد رسید.
دبرا کوری در کتاب مدیریت منابع انسانی موثر، برنامه‌ای قدم به قدم برای مدیریت بهتر نیروهای انسانی و اهمیت این ارتباط را از جنبه‌های مختلفی برای حفظ بقا و اثربخشی یک سازمان بررسی کرده است. پیشنهاد می‌کنیم خلاصه نکات کاربردی و کلیدی این کتاب را هم‌اکنون در وبسایت بوکاپو مطالعه کنید.
چگونه می‌توان چالش‌های ارتباطات سازمانی را برطرف کرد؟
هنگام تهیه یک برنامه ارتباطی مؤثر، نمی‌توان از چالش‌های مرتبط با ارتباطات سازمانی غافل شد. با این حال، می‌توان با در نظر گرفتن شیوه‌های زیر ضمن ایجاد یک برنامه جامع برای ارتباط سازمانی اثربخش، این چالش‌ها را برطرف کرد:
1- جلسات پرسش و پاسخ ترتیب دهید
ارتباط نادرست یا عدم ارتباط بین کارکنان دو یا چند بخش، یکی از رایج‌ترین مشکلاتی است که اکثر سازمان‌ها با آن روبرو هستند. آن‌ها ممکن است روی یک پروژه کار کنند اما به دلیل عدم برقراری ارتباط از کارهای انجام شده توسط یکدیگر آگاه نیستند. برای از بین بردن این مشکل، مدیریت باید به کارکنان فرصت‌های زیادی بدهد تا با یکدیگر بنشینند و صحبت کنند. به عنوان مثال، می‌توانید جلسات پرسش و پاسخ فراهم کنید.
اما آیا می‌دانید چه چیزی این جلسات را بی‌نتیجه می‌کند؟ اینکه افراد نتوانند با صراحت مشکلاتی که دارند و یا در جایی از سازمان تشخیص داده‌اند را بیان کنند. این یعنی جلسات فقط به صورت فرمالیته برگزار شده و عملا کارایی ندارند. اگر علاقه‌مندید درباره حد و حدود و نحوه اظهار نظر صریح اما بدون اهانت و یا تندروی را بررسی کنید، مطالعه نکات کتاب صراحت بیان برای مدیران را به شما پیشنهاد می‌کنیم.
2- ارزیابی‌های منظم انجام دهید
ارزیابی برنامه ارتباطی به شما در شناسایی کاستی‌های آن کمک می‌کند. برای به دست آوردن ارزیابی دقیق‌تر، می‌توانید به دنبال پاسخ برای موارد زیر باشید:
- هر چند وقت یکبار کارکنان ضرب الاجل کارها را از دست می‌دهند؟ (کارها را به موقع ارسال نمی‌کنند)
- آیا کارکنان از فنآوری‌های مدرن برای ارتباطات مؤثر استفاده می‌کنند؟
داشتن پاسخ به چنین سؤالاتی به شما کمک می‌کند تا با مسائل موجود در برنامه ارتباطی خود آشنا شوید. این مسائل را حذف کنید تا بتوانید ارتباطات مؤثر ایجاد کنید.
3- از ابزارهای دیجیتال استفاده کنید
فنآوری برای هر مشکلی راه حل‌هایی به همراه دارد. شما همچنین باید اهمیت زیادی به استفاده از جدیدترین فنآوری برای ایجاد ارتباط مؤثر در سازمان بدهید. در عصر کنونی تکنولوژی، اکثر کارکنان ملاقات حضوری را اتلاف وقت می‌دانند. آن‌ها معتقدند کارهایی که می‌توان با استفاده از تکنولوژی انجام داد، نیازی به حضور فیزیکی فرد ندارد.
4- انواع شیوه‌های ارتباطی را امتحان کند
داشتن یک روش استاندارد ارتباطی برای همۀ افرادی که در یک سازمان کار می‌کنند، ممکن است مؤثر نباشد. کارکنان مختلف روحیات شخصی و کاری مختلفی داشته باشند. برخی از کارکنان می‌توانند به صورت حضوری کار کنند و برخی ممکن است دوست داشته باشند دورکار باشند. برای ایجاد ارتباط مؤثر در سازمان، باید رویکردهای ارتباطی متفاوتی را در نظر بگیرید تا ببینید کدام یک به نفع کسب و کار شما هستند.
در کتاب اینجا همه حضور دارند، نویسنده درباره کارکرد و اثرات شگفت‌انگیز تکنولوژی و پلتفرم‌های آنلاین در به اشتراک‌گذاری مطالب به خوبی توضیح داده‌است. پیشنهاد می‌کنیم نکات مهم این کتاب را در وبسایت بوکاپو مطالعه کنید.
کلام آخر
ارتباط سازمانی اثربخش ستون فقرات یک سازمان هستند. بدون ارتباط مناسب، هیچ سازمانی نمی‌تواند زنده بماند. ایجاد یک برنامه ارتباطی مؤثر برای یک سازمان، مستلزم درک عمیق‌تر ساختار، اندازه، اهداف و ارزش‌های سازمان است.
با این حال، ایجاد یک برنامه ارتباطی قوی کار آسانی نیست. این امر با چالش‌های گوناگونی همراه خواهد بود که باید مورد توجه و مراقبت قرار گیرد. ارتباطات مؤثر، نقش مهمی در کمک به سازمان برای افزایش سود و به حداقل رساندن هزینه تولید ایفا می‌کنند و ارتباط ناکارآمد می‌تواند باعث ایجاد سوء تفاهم در بین کارکنان شود.
